Betroffene haben in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, die Gegenstand des Rechts auf Datenübertragbarkeit sind, das Recht, dass ihnen diese Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt werden.
1. Strukturiertes Format
Was ist ein strukturiertes Format? Bezüglich der Bedeutung eines strukturierten Formats wird man sich an der Begriffsbestimmung des Dateisystems in Art. 4 DS-GVO orientieren können. Ein Dateisystem ist jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind. Übertragen auf ein Format bedeutet dies, dass die zu übertragenden personenbezogenen Daten in und durch das Format nach bestimmten Kriterien geordnet sein müssen. Ob damit einhergeht, dass diese Struktur auch logisch und leicht verständlich sein muss, ist nicht ausdrücklich vorgesehen. Die Grenze dessen, was noch strukturiert ist, wird allerdings dort erreicht sein, wo die personenbezogenen Daten auch bei Nutzung bestimmter Kriterien nicht mehr gefunden werden.
Als strukturierte Formate werden Datenbankformate wie XML und SQLite sowie Excel-Daten in Betracht kommen, ggf. auch Ordnerstrukturen. Ob zu strukturierten Formaten auch HTML und TXT-Dateien, die keine bestimmte Struktur vorgeben, zählen, lässt sich in Frage stellen. Fasst man auch kommaseparierte Listen (CSV) unter strukturierte Formate, fallen auch die zuvor genannten Dateien hierunter. Auch vCards wird man für Adressdaten zu strukturierten Formaten rechnen können.
2. Gängiges Format
Das zu wählende Format muss zudem gängig sein. Mangels Definition wird man den Bedeutungsgehalt im Lichte des allgemeinen Sprachgebrauchs auszulegen haben. Gängig steht z. B. für gebräuchlich, allgemein üblich, viel gekauft, weit verbreitet und handelsüblich. Das Recht, von einem Verantwortlichen die ihm bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem gängigen Format zu erhalten, wird folglich dahingehend zu verstehen sein, dass der Verantwortliche der betroffenen Person diese Daten in einem allgemein üblichen, gebräuchlichen, weit verbreiteten und handelsüblichen Format übermitteln muss.
Können lizenzierbare proprietäre Formate gängig sein? Wenn die Lizenzkosten hoch sind, wird man diese schwerlich annehmen können. Sind offene Formate immer gängig? Dies wird dann der Fall sein, wenn diese weit verbreitet sind. Rohdaten wie CSV werden ein gängiges Format sein. Bei E-Mails werden MSG- und EML-Dateien und allgemein XML als gängig erachtet werden können. Office-Formate und PDF/A werden gängig sein, möglicherweise aber nicht in jeder Hinsicht strukturiert. Soweit bei proprietären oder neuartigen Diensten ggf. (noch) kein gängiges Format existiert, wird das Recht auf Datenübertragbarkeit letztlich leerlaufen, denn eine Pflicht, interoperable Formate zu entwickeln, enthält Art. 20 DS-GVO nicht.
3. Maschinenlesbares Format
Unter Maschinenlesbarkeit wird man verstehen können, dass ein Format durch technische Geräte, wie z.B. Computer, lesbar sein muss. Papierausdrucke und PDFs sind nicht maschinenlesbar. Im konkreten Einzelfall wird man allerdings ggf. eine OCR-Lesbarkeit genügen lassen können, sodass Maschinenlesbarkeit scannbarer Papierausdrucke u.U. denkbar ist.
4. Interoperables Format
Ungeklärt ist auch, ob ein Format zusätzlich interoperabel sein muss. Der Wortlaut von Art. 20 DS-GVO schreibt diese Eigenschaft eines Formats nicht vor. Aber in Erwägungsgrund 68 der DS-GVO ist die Interoperabilität des Formats erwähnt. Es stellt sich damit die Frage, wie dieses Auseinandergehen von Erwägungsgrund und des Normtextes aufzulösen ist.
Als Interoperabilität bezeichnet man die Fähigkeit unabhängiger, heterogener Systeme, möglichst nahtlos zusammenzuarbeiten, um Informationen auf effiziente und verwertbare Art und Weise auszutauschen bzw. dem Benutzer zur Verfügung zu stellen, ohne dass dazu gesonderte Absprachen zwischen den Systemen notwendig sind bzw. als die Fähigkeit zur Zusammenarbeit von verschiedenen Systemen, Techniken oder Organisationen, wozu in der Regel die Einhaltung gemeinsamer Standards notwendig ist. Unter einem interoperablen Format wird man folglich ein Format verstehen können, das mit anderen Formaten einen Datenaustausch herbeiführen kann. Nicht wenige gebräuchliche, weit verbreitete und handelsübliche Formate sind mit anderen Formaten auch interoperabel. Gängige Formate können folglich durchaus interoperabel sein. Interoperabilität ist jedoch nicht derart weit verbreitet und gebräuchlich, dass sie bereits gängig ist. Das Kriterium der Gängigkeit beinhaltet somit nicht zwingend die Eigenschaft der Interoperabilität.
Auch im Lichte des genannten Erwägungsgrundes wird man Interoperabilität lediglich als ein wünschenswertes Ziel, nicht aber als zwingende Eigenschaft eines Formats zu verstehen haben. Dies ergibt sich nicht zuletzt auch aus dem Wortlaut des Erwägungsgrundes, der die Verantwortlichen auffordert, interoperable Systeme zu entwickeln, die die Datenübertragbarkeit ermöglichen.
